Consejos para gestionar eficazmente el inventario de insumos odontológicos de su clínica dental
Gestionar el inventario o insumos odontológicos de su clínica dental puede ser una tarea difícil que, si no se gestiona con eficacia, puede descontrolarse rápidamente y dejar su limitado espacio de almacenamiento desordenado y desorganizado.
Como proveedores dentales, sabemos que hay una cantidad increíble de productos necesarios para el buen funcionamiento de cualquier clínica dental.
Desde los artículos de uso diario, como guantes de nitrilo y mascarillas, hasta materiales especializados, como carillas e implantes, la gestión de los materiales utilizados en la consulta requiere paciencia y un proceso específico.
Como profesionales de la odontología, estáis más que capacitados para llevar a cabo esta tarea, pero hemos pensado que os vendrían bien algunos consejos para facilitar la gestión de vuestro inventario, ¡porque no hay nada peor que darse cuenta de que te has quedado sin pasta de profilaxis con un día lleno de citas de higiene!
Aquí tienes seis consejos prácticos para que tu consulta sea productiva y la gestión de tu inventario esté en plena forma.
- 1. Asigna a una persona la gestión del inventario y los pedidos de suministros
Tener a una sola persona encargada de los pedidos garantiza que nada se pida dos veces y que no se dé por sentado que otro miembro del equipo está pidiendo determinados suministros.
Tener a esa misma persona gestionando el inventario garantiza que haya menos posibilidades de que algo se quede fuera del pedido, y proporciona información precisa para realizar las compras a tiempo.
La persona asignada conocerá el inventario al dedillo y será su interlocutor en caso de duda sobre la ubicación de un determinado producto. Al tener una persona asignada a la compra de insumos odontológicos, también puede establecer una relación de confianza con sus proveedores, lo que puede ayudarle a conseguir las mejores ofertas y a conocer nuevos productos.
- Establezca un proceso de pedido sencillo
Cree un manual, ya sea por escrito o almacenado electrónicamente, en el que se establezca claramente a quién se encargan determinados productos (¡esperemos que a todos nosotros!), el presupuesto del pedido y las fechas concretas, si procede, para la compra, la ubicación de los recursos en los productos, la información de contacto, los plazos de pago y cómo llevar a cabo cualquier petición especial.
De este modo se garantiza que, en caso de que el responsable de compras se tome un descanso o decida marcharse, la transición al siguiente responsable de compras se realice sin problemas.
Al contar con un proceso por escrito, no es necesario confiar en la memoria de una sola persona y la gestión del inventario de la consulta seguirá fluyendo sin problemas a pesar de los cambios de personal.
- Haga el menor número posible de pedidos
Procure establecer un proceso de pedidos racionalizado. Haga pedidos más grandes con menos frecuencia, ya que esto le ahorrará tiempo y dinero, puesto que los pedidos más grandes suelen obtener un descuento más generoso.
Por supuesto, sabemos que hacer un solo pedido de insumos odontológicos al mes es casi imposible, ya que siempre habrá que hacer pedidos especializados para cubrir las citas fuera de lo habitual, pero reduciendo el número de pedidos mensuales es más fácil controlar el inventario.
Con menos pedidos se ahorra tiempo en embalar los productos, ajustar las cifras de existencias y hacer el pedido en sí.